Näin järjestät onnistuneet pikkujoulut pienellä budjetilla

Pikkujoulut ovat monelle työyhteisölle vuoden odotetuin hetki, sillä ne tarjoavat tilaisuuden rentoutua, juhlia kuluneen vuoden saavutuksia ja vahvistaa yrityksen yhteishenkeä ja kulttuuria. Oli kyseessä pieni tiimi tai koko yrityksen henkilöstö, firman pikkujoulut tarjoavat mahdollisuuden kiittää työntekijöitä kuluneesta vuodesta ja luoda yhteisiä muistoja, jotka kantavat pitkälle tulevaan.

Vaikka pikkujoulut mielletään usein rennoksi illanvietoksi, ne ovat yrityksen näkökulmasta tärkeä osa työhyvinvointia ja työnantajamielikuvaa. Onnistuneet juhlat kertovat siitä, että yritys arvostaa henkilöstöään ja samalla ne voivat lisätä työntekijän sitoutumista, motivaatiota ja tuottavuutta.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten yrityksen pikkujoulut suunnitellaan pienellä budjetilla ja millaisia asioita suunnittelussa tulee huomioida.

Miten suunnitella onnistuneet pikkujoulut?

Onnistuneet työpaikan pikkujoulut eivät synny sattumalta, vaan ne vaativat suunnittelua, aikataulutusta ja sopivasti luovuutta. Juhlan järjestäminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, mutta hyviä juhlia ei ole mitenkään mahdotonta saada kasaan muutamassakaan päivässä. Käydään seuraavaksi keskeisimmät asiat, mitä sinun tulee muistaa pikkujoulujen järjestämiseen liittyen.

1. Määritä budjetti ja ohjelma

Ensin kannattaa päättää, millaista tunnelmaa juhliin tavoitellaan ja millaista ohjelmaa se käytännössä vaatii. Mieti, arvostavatko yrityksesi työntekijät rentoa afterwork-toimistoiltaa, tyylikästä illallista vai jotain aktiivista toimintaa? Työntekijöiden mielipiteitä ja ideoita kannattaa myös kysyä ja kuunnella, sillä siten saat kohdennettua juhlat työntekijöidesi mieltymyksien mukaiseksi. Kun tavoite on selvillä, pikkujouluja varten kannattaa suunnitella realistinen budjetti. Huomioi kuitenkin, että suurempi budjetti ei aina takaa parempia juhlia.

2. Valitse sopiva juhlatila

Pikkujoulut voivat onnistua monessa erilaisessa ympäristössä riippuen pikkujoulujen tavoitteesta. Tilan valinnassa tärkeintä on varmistaa, että se tukee juhlan ideaa ja että sinne on helppo saapua myös julkisilla tai muussa tapauksessa edestakaiset kyydit olisi hyvä järjestää. Pikkujoulut voidaan pitää myös useassa eri paikassa. Esimerkiksi aktiviteetin jälkeen voi olla hyvä idea jatkaa toimistolla juhlia. Hyviä vaihtoehtoja sopiville juhlatiloille ovat esimerkiksi:

• Yrityksen oma toimisto
  • Oma toimisto on kaikkein käytännöllisin ja kustannustehokkain ratkaisu, eikä jouluiseksi koristelu toimisto ole ollenkaan hassumpi vaihtoehto. Se luo pikemminkin mukavan kontrastin arkeen ja pikkujoulut voi aloittaa kätevästi suoraan työpäivän jälkeen.
• Työntekijän koti
  • Jos työporukka on pieni tai yritykseen kuuluvalla on tilava koti, pikkujoulut voi järjestää myös jonkun kotona. Mikäli olet esihenkilöasemassa ja järjestät juhlia, kannattaa olla erittäin hienovarainen ehdottaessasi juhlien järjestämistä jonkun kotona. Lähtökohtaisesti aloitteen tulisi tulla työntekijältä itseltään.
• Vuokrattu kerhotila, ravintolasali tai muu juhlatila
  • Kaupunkien ja kuntien tarjoamat kerho- ja kokoontumistilat ovat loistava ratkaisu, kun firman pikkujoulut halutaan järjestää edullisesti. Monilla paikkakunnilla on vuokrattavia tiloja, joissa on valmiina keittiö, äänentoistolaitteet ja peruskalustus. Erityisesti arkipäivinä vuokrahinnat ovat huomattavasti viikonloppuja edullisemmat.
• Tila aktiviteetille, esim. ravintola, pakohuone, rantalentopallo, sauna tai muu vastaava
  • Ravintoloiden ja juhlatilojen hinnoista kannattaa neuvotella, etenkin sesongin ulkopuolisina aikoina. Marraskuun alku tai tammikuun alku ovat usein edullisempia kuin perinteiset pikkujouluajat. Moni ravintola tarjoaa myös edullisempia paketteja lounasaikaan järjestettäville pikkujouluille. Pyydä tarjouksia useammasta paikasta saadaksesi mahdollisimman edullisen tarjouksen.

3. Muista ruoka ja juomat

Tarjoiluilla on suuri merkitys onnistuneissa pikkujouluissa. Valitse tarjoilut sen mukaan, minkälaista juhlatunnelmaa tavoitellaan ja missä juhlat pidetään. Rentoon iltaan voi sopia esimerkiksi buffet tai cocktail-pöytä, kun taas perinteisempään illanviettoon kannattaa varata illallinen ravintolasta. Muista huomioida myös erityisruokavaliot ja allergiat. Toimistolle tai kotiin voidaan myös tilata ruokaa kätevästi. Jos yritys on pieni, säästöjä syntyy tekemällä ruokia itse.

Joulupöydän klassikot on mahdollista tarjota myös budjettiystävällisesti. Kokonaisen joulukinkun sijaan voit valmistaa esimerkiksi kinkkukiusauksen ja perinteiset laatikot ovat melko edullisia jo valmiiksi. Kalliiden kalaherkkujen sijaan pöytään sopivat hyvin esimerkiksi sillit tai muikut. Sesongin edullisista kasviksista, kuten lantusta, punajuuresta ja kaalista, voi valmistaa helposti maukkaita ja jouluisia lisukkeita.

Juomien valinnassa kannattaa varata vaihtoehtoja sekä alkoholillisiin että alkoholittomiin juomiin, jotta jokainen varmasti viihtyy eikä koe itseään ulkopuoliseksi. Joulun perinteiset juomat eli glögit ja kaakaot voidaan tarjota molempina versioina. Viinit tulevat halvemmiksi tonkissa kuin yksittäisissä pulloissa.

4. Tee aikataulu ja kutsut

Hyvin aikataulutetut pikkujoulut sujuvat mutkattomammin ja auttavat kaikkia nauttimaan juhlasta ilman kiireen tuntua. Määritä selkeä aikataulu juhlille. Etenkin suuremmissa juhlissa on hyvä merkitä kutsuun, milloin tilaisuus alkaa, milloin ruoka tarjoillaan, koska ohjelmaosuudet ovat ja milloin juhlat päättyvät. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Yleensä arkena on vähemmän ruuhkaa ja erilaiset aktiviteetit ovat edullisempia. Huomioi myös se, osallistumisprosentti voi olla heikompi, mikäli juhlat järjestetään viikonloppuna.

Kutsut kannattaa lähettää ajoissa, mieluiten jo useampi viikko ennen juhlapäivää, jotta mahdollisimman moni pääsee osallistumaan. Muistuta kutsussa myös pukeutumisesta, mahdollisesta teemasta sekä käytännön asioista, kuten saapumisohjeista ja mahdollisista kuljetuksista.

5. Huomioi turvallisuus ja käytännön järjestelyt

Varmista, että kaikilla on mukava ja turvallinen olo pikkujouluissa. Tarkista juhlapaikan esteettömyys ja mahdolliset turvallisuusohjeet, kuten poistumistiet ja ensiaputarvikkeet. Jos tarjolla on alkoholia, suunnittele tarjoilu vastuullisesti ja varmista, että alkoholittomia vaihtoehtoja on tarjolla.

Jos juhlat eivät ole toimistolla, kannattaa miettiä etukäteen se, miten osallistujat pääsevät juhlista kotiin. Voit tarjota esimerkiksi taksikyytiä tai tarkista vähintään se, että julkisen liikenteen avulla osallistujat pääsevät kotiin yön pikkutunteina. Näin varmistat, että kaikki pääsevät turvallisesti kotiin juhlan päätteeksi.

Onnistuneista pikkujouluista jää mieleen hyviä hetkiä, mutta tunnelmaa kannattaa tallentaa myös kuvin. Kuvien avulla voidaan luoda myös positiivista mielikuvaa yrityksestä työnantajana. Sovi etukäteen, kuka ottaa kuvia tai voit myös vuokrata tai rakentaa itse pienen kuvausseinän, jossa kaikki voivat ottaa rennompia kuvia muistoksi.

Muista kysyä osallistujilta lupa valokuvaukseen ja sopia, miten ja missä kuvat jaetaan jälkikäteen. Yhteinen kuvakansio tai hauska juhla-albumi tuo iloa vielä pitkään juhlien jälkeen.

6. Lahjat ja muistamiset

Pienet lahjat ja huomionosoitukset tekevät pikkujouluista erityisen. Voit muistaa työntekijöitä esimerkiksi pienellä joululahjalla, kortilla tai järjestää vaikkapa pienen arvonnan tai yllätyspalkinnon. Erityinen kiitos ja huomio voi myös nostaa tiimihenkeä ja tehdä juhlasta ikimuistoisen.

Voit halutessasi järjestää myös salaisen joulupukki -lahjaleikin, joka tunnetaan paremmin englanninkielisellä nimellä secret santa. Siinä jokainen osallistuja tuo pienen paketin tietylle henkilölle. Lahjan vastaanottaja koittaa sitten arvata, kuka lahjan on ostanut.

Muista, että yritys voi antaa joka vuosi työntekijälle lahjan verovapaasti tietyin ehdoin. Tämä etuus kannattaa ehdottomasti hyödyntää täysimääräisesti pienen joululahjan hankinnassa.

Pikkujoulubudjetti – paljonko yrityksen pikkujoulut maksavat?

Pikkujoulubudjetin suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, sillä kustannukset voivat vaihdella suuresti riippuen osallistujamäärästä, paikasta, tarjoiluista ja ohjelmasta. Onnistuneet pikkujoulut eivät välttämättä vaadi suurta budjettia, mutta ennakointi auttaa välttämään yllättäviä lisäkuluja. Tyypillisimpiä pikkujoulukustannuksia ovat:

• Juhlatilan vuokra (0–80 €/hlö): oma toimisto tai koti on ilmainen, vuokrattava tila tai ravintola vaihtelee sijainnin ja sesongin mukaan.
• Tarjoilut ja juomat (20–100 €/hlö): ruoka ja juoma ovat usein suurin yksittäinen kulu. Buffet on usein edullisempi kuin pöytiintarjoiltu illallinen.
• Ohjelma ja viihde (0–50 €/hlö): esimerkiksi DJ, bändi, esiintyjä tai yhteinen aktiviteetti nostaa budjettia.
• Koristelu ja teema (5–20 €/hlö): koristeet, valot ja rekvisiitta luovat tunnelmaa kohtuullisilla kustannuksilla.
• Kuljetukset ja muut käytännön järjestelyt (5–30 €/hlö): näihin kuuluvat esimerkiksi taksikyydit, julkisen liikenteen liput ja muut mahdolliset järjestelyt.
• Lahjat ja muistamiset (0–20 €/hlö): pieni lahja tai yllätyspalkinto piristää juhlaa.

Vaikka yrityksen pikkujoulut voikin järjestää edullisesti, pikkujoulubudjettia voi kasvattaa hieman hakemalla edullista lainaa. Kuten tilavuokrien ja aktiviteettien suhteen, myös lainantarjoajat kannattaa kilpailuttaa varmistaaksesi edullisen ja yrityksesi tarpeisiin sopivan ratkaisun. Arkadia Rahoituksen kautta voit kilpailuttaa ilmaiseksi yli 20 rahoittajan tarjoukset yhdellä hakemuksella. Näin varmistat, että yrityksesi pikkujoulut onnistuvat taloudellisesti järkevästi.

Hyödynnä pikkujoulujen verovähennyskelpoisuutta

Yrityksen pikkujoulut voidaan vähentää verotuksessa niin sanottuina tulonhankkimismenoina. Mikäli seuraavat ehdot täyttyvät, kulut ovat kokonaan vähennyskelpoiset:

• Työnantaja järjestää juhlat
  • Juhlien tulee tapahtua työnantajan määräämässä paikassa, mutta työnantaja voi antaa järjestelyvastuun työntekijöistä koostuvalle työryhmälle.
• Juhlat ovat koko yrityksen henkilökunnalle
  • Pikkujouluihin tulee kutsua kaikki henkilökunnan jäsenet. Mikäli kyseessä on suurempi yritys, juhlat voidaan järjestää osastokohtaisesti tai jollakin muulla tavalla osissa.
• Juhlien kustannukset ovat tavanomaiset ja kohtuulliset
  • Tavanomaisilla kustannuksilla tarkoitetaan esim. ruoka- ja juomakustannuksia, tilavuokraa, ohjelmaa ja yhteiskuljetusta. Myös alkoholitarjoilut ovat vähennyskelpoisia. Tarkkaa euromäärää ei kuluille olla määritelty, mutta kulut tulisi suhteuttaa yrityksen liiketoiminnan kokoon.
• Juhliin osallistuu vain yrityksen johto ja henkilökunta
  • Jos pikkujouluihin kutsutaan myös yhteistyökumppaneita tai muita vieraita, kyseessä on edustustilaisuus. Edustustilaisuudesta tuloverotuksessa voi vähentää puolet (50%) kuluista, mutta arvonlisäveron vähennysoikeutta tilaisuudesta ei saa.
• Juhlakuluista on kuitit kirjanpidossa
  • Ilman kuitteja ei vähennyksiä voi saada.

Usein kysyttyjä kysymyksiä